biuro

Jak zadbać o porządek w biurze?

Stanowisko pracy powinno być utrzymane w czystości. Zwykle zakres odpowiedzialności za porządek ustalany jest między pracodawcą a pracownikiem już na początku. Jeśli nie zastosujemy się do zaleceń przełożonego może nam grozić nawet zwolnienie.

Zgodnie z przepisami to pracodawca odpowiada za bezpieczeństwo i higienę pracy. On organizuje zakres obowiązków, zaleca też utrzymanie porządku na stanowisku pracy. Oczywiście generalne porządki całej siedziby firmy np. po remontach nie mogą być obowiązkiem pracowników, chyba że są oni zatrudnieni w tym celu . Utrzymanie porządku na stanowisku pracy świadczy o wielu cechach charakteru pracownika – organizacji, poczuciu ładu i obowiązkowości, systematyczności, podejściu na poważnie do zadań jakie są mu powierzone.
Pracownik biurowy jest często postrzegany przez osoby odwiedzające firmę – kontrahentów, klientów. To, jaki porządek ma na biurku może mieć wpływ na postrzeganie całej firmy przez gości. To dlatego jeśli nie zadbamy o wizerunek, pracodawca może nałożyć na nas karę porządkową, a nawet możemy odpowiedzieć za niedociągnięcia materialnie.

Dlaczego warto zadbać o porządek na biurku?
Przede wszystkim – poukładane dokumenty i przyrządy pozwalają uporządkować nasze myśli i przywrócić spokój. Dzięki wiedzy, gdzie znajduje się konkretny dokument możemy pracować dużo wydajniej. Jakość pracy ma również ogromne znaczenie. Chaos nie wróży niczego dobrego. Porządek pozwala skupić się na konkretnej czynności, wykonać zadanie ze starannością i przede wszystkim pracujemy dzięki temu szybciej, nie tracimy czasu.

Rzecz jasna bałagan może być postrzegany przez szefa jako brak odpowiedzialności i często negatywnie wpływa na szanse awansu w firmie. W końcu i my patrząc na bałagan na sąsiednim biurku współpracownika nie mamy o nim dobrego zdania, stajemy się podejrzliwi i nie akceptujemy go na tyle, na ile nasze zaufanie wzbudzają osoby dbające o ład i porządek na stanowisku swojej pracy.

W zorganizowanej przestrzeni wiele łatwiej jest odszukać wymagane „na już” dokumenty. Poszukiwania rozdrażniają i denerwują, można tego uniknąć segregując rzeczy na biurku. Dla wielu osób wyrobienie nawyku regularnego sprzątania to bardzo duże wyzwanie, jednak w rezultacie z czasem wejdzie nam to w krew. Warto też pomyśleć o osobach z nami pracujących – im także łatwiej będzie odszukać konkretne rzeczy na wysprzątanym „terenie” podczas naszej nieobecności w pracy.

Jak zabrać się za porządki?
Po pierwsze warto mieć plan działania. Na start należy przejrzeć to, co mamy na biurku i pozbyć się przedmiotów, które nie są nam w pracy potrzebne, zwłaszcza śmieci. To, co pozostało trzeba tematycznie posegregować – osobno odkładamy dokumenty, przybory biurowe. Dzisiaj w większości firm można liczyć na segregatory i teczki – odpowiednio opisane pozwolą logicznie posegregować papiery. Każdy taki kolorowy segregator czy teczka powinny zostać opisane tak, by każdy mógł domyślić się, co w nich znajdzie. Te dokumenty, które nam zostaną i nie przydadzą się do niczego należy zniszczyć (jeśli jest taka potrzeba) i wyrzucić. Porządek należy zrobić również długopisach, mazakach, ołówkach czy spinaczach – można schować je w pudełeczka albo przegrody w szufladzie biurka, by nie zagracały nam blatu i nie zajmowały tak potrzebnej przestrzeni.

Po sprzątnięciu biurka należy pamiętać, by dbać o ład i regularnie powtarzać czynności – pozwoli to zachować czystość na dłużej.
Trzeba pamiętać, że wiele dokumentów musi być odpowiednio długo przechowywanych, np. na wypadek kontroli. Warto zagospodarować specjalne pomieszczenie albo regały w biurze które będą dostosowane do archiwizowania dokumentacji. Okres przechowywania zależy od rodzaju dokumentu. Papiery bankowe czy ubezpieczeniowe warto przetrzymywać do momentu uzyskania potwierdzenia o braku zaległości. W przypadku obowiązkowej polisy oc warto trzymać umowy dłużej – pozwolą udokumentować przebieg ubezpieczenia i prawo do zniżek. Zeznania podatkowe i dokumentację księgową należy bezwzględnie przechowywać przez okres 5 lat. Umowy pożyczkowe należy trzymać do 10 lat, czyli momentu przedawnienia ewentualnego roszczenia ze strony banku, a wyciągi bankowe po sprawdzeniu można zniszczyć i wyrzucić. Przez 3 lata należy przechowywać rachunki za opłaty i czynsze, podobnie jak dowody wpłat. Ze względu na różny okres archiwizacji biurowe dokumenty warto odpowiednio segregować. Nie ma nigdzie mowy o terminach przechowywania umów z kontrahentami – jeśli czas realizacji się zakończył i nie zgłaszane były w ustalonym terminie reklamacje można je wyrzucić, ale lepiej przechować je jeszcze jakiś czas w specjalnym segregatorze.

Możliwości archiwizowania oraz przechowywania biurowych dokumentów jest sporo. Obecnie dostępne są nie tylko regały czy półki dostosowane do potrzeb różnej wielkości firm, ale i specjalne segregatory. Dokumenty istotne dla firmy warto zalaminować czy zbindować, by nie zagubiły się poszczególne kartki dokumentu – łatwiej będzie je przeglądać czy przekazywać w razie potrzeby, zawsze pozostaną na miejscu.
Co z większymi porządkami? Nad tym warto się zastanowić – zwykle pracodawcy zatrudniają firmy sprzątające, które systematycznie dbają o porządek na większych przestrzeniach. Profesjonalny sprzęt ułatwia zachowanie czystości i sprawia, że przyjemnie przychodzimy na drugi dzień do biura. Aby nie wpływać na jakość pracy takie ekipy sprzątają najczęściej po wyjściu większości pracowników.

Więcej informacji na temat sposobów oprawy dokumentów jak i przydatne informacje przy wyborze odpowiedniej bindownicy można znaleźć na blogu bindowanie.com.pl.