zarządzania procesami

Jak zarządzać w świecie VUCA?

Świat VUCA charakteryzują: zmienność (volatility), niepewność (uncertainty), złożoność (complexity) i niejednoznaczność (ambiguity). To właśnie z pierwszych liter tych słów w języku angielskim powstał akronim VUCA, po raz pierwszy zastosowany w 1987 r. w kontekście teorii przywództwa. Następnie wykorzystano go na potrzeby amerykańskiej armii, w celu opisania rzeczywistości końca Zimnej Wojny.

Firma w środowisku VUCA

Współcześnie terminu VUCA używa się do określenia otaczającej nas rzeczywistości, w której muszą się także odnaleźć organizacje i firmy. W świecie VUCA traci sens klasyczne planowanie rozwoju organizacji. Bowiem jaki sens w zmieniającym się i niepewnym świecie ma długoterminowe planowanie czy prognozowanie?

Rodzi się także pytanie, jak zarządzać firmami, których działalność jest rozproszona po całym świecie? Wiele firm na jednym kontynencie ma produkcję, na innym sprzedaje produkty. Niesie to z jednej strony wiele korzyści, z drugiej przysparza nieco zmartwień. Nie wiemy, jak to, co wydarzy się na drugim końcu globu, wpłynie na firmę i jej zyski. Nie pomaga niepewna sytuacja polityczna (np. konflikty zbrojne), niejednoznaczność deklaracji znaczących polityków (np. embarga) czy nietypowe zdarzenia (np. Brexit). Dodatkowo prowadzimy firmy w świecie złożonych procesów i nadmiaru informacji. Przyswajamy – także jako organizacja – ogrom danych, z których należałoby przesiać te, które są dla nas istotne, a odrzucić szum informacyjny, który wprowadza chaos w pracy.

Jak mądrze zarządzać?

Odpowiedzią na VUCA jest koncepcja VUCA Prime, opracowana przez Boba Johansena z Institute for the Future, instytucji która ma na celu wspomaganie organizacji w planowaniu długoterminowej przyszłości. Johansen zaproponował zmianę słów stojących za VUCA na: vision (wizja), understanding (zrozumienie), clarity (jasność), agility (zwinność).

Wizja menedżerów i kadry zarządzającej powinna dotyczyć nie konkretnych, szczegółowych planów, a stanu docelowego, do którego firma ma dążyć. Ma wyznaczać kierunek w warunkach zmienności. Zwinność może być rozumiana jako pomocna w warunkach niejednoznaczności kompetencja menedżerów, ale także cecha wprowadzania nowych projektów i zarządzania procesami już istniejącymi. Sprawne (zwinne) działanie musi przejmować miejsce długotrwałego planowania. W osiągnięciu dwóch pozostałych elementów: zrozumienia i jasności, a co za tym idzie w świadomym zarządzaniu może pomóc analiza procesów zachodzących w firmie.

– „Aby zrozumieć, czego potrzebuje firma, zarządzający musi posiadać informacje zwrotne z otoczenia – od pracowników czy klientów, a także tworzyć warunki otwartej komunikacji na wszystkich szczeblach firmy. To prowadzi do kolejnego elementu VUCA Prime, czyli jasności. Jeśli w firmie jest jasny system zarządzania, a pracownicy mają rzetelnie opisane zadania i procesy, wiedzą w jakim kierunku zmierza firma i co mają robić, nawet w przypadku niespodziewanych zdarzeń”. – mówi ekspert z firmy Nova Praxis, zajmującej się doskonaleniem funkcjonowania firm.

Analiza procesów zachodzących w firmie pozwala wykryć najczęstsze problemy, jakie pojawiają się w firmie, a także opracować awaryjne ścieżki działania i przygotować pracowników na niespodziewane wydarzenia i wyzwania.