efaktor

Rozliczenie podróży służbowej – jak je przeprowadzić?

W wielu firmach pracownicy wysyłani są w podróże służbowe. W takim przypadku obowiązkiem pracodawcy jest odpowiednie rozliczenie poniesionych kosztów w związku z takimi wyjazdami. Co dokładnie przysługuje pracownikowi, który wysyłany jest w podróż? Jakie koszty można zaliczyć do kosztów podróży służbowej? Artykuł powstał we współpracy z efaktor.com.pl, serwisem oferującym wsparcie finansowe firm poprzez faktoring.

Czym jest podróż służbowa?

Pod kątem przepisów podróżą służbową określa się wykonywanie zadania służbowego, które zostało zlecone przez pracodawcę, poza tą miejscowością, gdzie zlokalizowana jest jego siedziba, a także stałe miejsce pracy pracownika.

Przepisy wskazują, że pracodawca musi przekazać pracownikowi zwrot kosztów podróży służbowej. Rozliczenie to prowadzone jest na odpowiednich zasadach określonych w przepisach.

Przy rozliczaniu podróży służbowej zastosowanie ma Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. dotyczące rozliczania należności z tytułu podróży służbowych. Również zasady rozliczeń pracodawca może zawrzeć w umowie o pracę, regulaminie wynagrodzeń czy w układzie zbiorowym pracy.

Co przysługuje pracownikowi z tytułu podróży służbowej?

Pracownik, który wyjeżdża w podróż służbową, może otrzymać zwrot kosztów podróży służbowej zarówno wtedy, gdy jest ona krajowa, jak i wtedy, gdy jest zagraniczna. Za co może otrzymać on zwrot?

1. Dieta
Pracownikowi w podróży służbowej przysługuje dieta. Odnosi się ona do wydatków ponoszonych na wyżywienie, gdy podróż odbywa się jako krajowa, a także wydatków na wyżywienie i inne drobne koszty, gdy podróż jest zagraniczna.

Aktualnie dieta krajowa określona jest na poziomie 30 zł za jedną dobę podróży. Należy jednak wskazać, że nie przysługuje ona wtedy, gdy podróż trwa mniej niż 8 godzin. Z kolei w przypadku wyjazdów zagranicznych wysokość diety jest zależna od kraju, do którego wyjeżdża pracownik.

2. Zwrot kosztów
Pracownik otrzymuje także zwrot kosztów podróży, który odnosi się w szczególności do kosztów transportu – przejazdu oraz dojazdu, kosztów noclegu, a także innych kosztów, które są niezbędne do poniesienia i zostaną odpowiednio udokumentowane. Dodatkowo zwrot kosztów może też odnosić się do kosztów leczenia, gdy pracownik za granicą zachoruje.

Jak rozliczyć koszty podroży służbowej?

Aby prawidłowo przeprowadzić rozliczenie podróży służbowej, konieczne jest posiadanie dokumentacji potwierdzającej poniesienie wydatków. W tym celu pracownik wysłany w podróż służbową musi pamiętać, by zbierać ich potwierdzenia, na przykład jak faktura, rachunek, bilet.

Na podstawie uzyskanych dokumentów potwierdzających wydatki prowadzony jest zwrot kosztów podróży służbowej według zasad określonych w przepisach.

Należy pamiętać o tym, że rozliczenie podróży służbowej powinno być przeprowadzone w terminie 14 dni. Termin ten liczony jest od momentu, w którym podróż się zakończy.